通过有效的项目预算管理，组织可以更好地控制成本、优化资源配置、降低风险，实现项目的成功交付，进而帮助组织实现长期规划和可持续发展。但预算管理失控，导致成本严重超支，属于项目管理中难以应对、但又经常发生的一个情况；同样也是项目管理人员工作中的一大难点。
项目预算管理通常会涉及到对项目所需资源的预测、分配和监控等多个环节，往往面临着诸多挑战。例如：
项目预算制定不准确：需要基于准确的项目范围和资源需求制定，由于信息不足，无法准确估算。
项目不确定性高：项目经常面临无法预计的一些风险，导致成本超出预算，如需求频繁变更、市场波动等。
缺乏有效监控：项目预算管理需要对项目成本进行实时监控，以便及时调整预算；然而数据往往收集困难，缺乏有效的监控机制。
缺乏规范的变更管理机制：项目执行过程中，计划变更是无法避免的，但组织内部往往缺乏有效的变更管理机制、经常随意变更，最终导致预算失控。
那么一个全面且有效的项目预算管理应该如何做呢？
1.有效的项目预算管理需要包含这几步
项目预算管理是确保项目顺利进行和达成预期目标的关键环节。一个全面、有效的项目预算管理会包含以下几个步骤和要点：
Step1：制定项目预算计划
首先需要考虑项目的整体目标、范围、资源需求等因素，对项目的资金需求进行合理规划和预测，确保预算与组织战略目标相一致。
其次是确定项目的总预算和各项的具体预算，主要会包含项目成本预算计划以及项目收益预算计划两大类。
Step2：项目预算计划审批
完成项目预算计划制定后，还需要将计划提交给相关部门和高层领导进行审批，确保项目预算计划的合理性以及为项目的后续执行提供必要的资金支持。
Step3：项目预算计划执行
当预算计划得到批准后、进入项目执行阶段，需要严格按照预算计划进行支出，确保各项费用不超出预算范围。
Step4：项目预算计划监控
对项目的预算执行情况进行持续监控，包括对项目费用的实际支出情况进行定期核对和分析。及时发现预算执行中的问题和风险，并采取相应的措施进行调整；如有需要变更的情况，则按照规范化的变更管理流程来变更。
Step5：加强风险管理
在预算管理过程中还需要关注风险管理，识别和管理可能影响项目预算的风险因素，并制定应对措施，减少风险的影响。
Step6：利用专业的项目管理工具，提高管理效率
项目预算管理的主要难点之一是缺乏有效的监控以及实际执行数据收集困难，这种情况下，还可以借助专业的项目管理工具来应对。借助项目管理工具制定和执行项目预算计划，获取快速、准确的数据分析和进行决策支持，进一步提高项目预算管理的效率和准确性。下面将以易趋（EasyTrack）项目管理软件为例，进行展开分享。
2.借助专业的管理工具进行高效的项目预算管理
易趋（EasyTrack）项目管理软件能够帮助组织进行精细化的财务管理，支撑基于项目管理的企业预算管理；能覆盖项目全生命周期、全方位监控执行过程，将实际情况与预算目标不断对照分析，从而及时调整经营活动，更加有效地实现战略目标。
（易趋预算管理流程图）
2.1项目启动阶段：制定项目预算计划
首先是在项目启动阶段制定全面的项目预算计划。项目预算管理的重点在于项目成本以及收益管理这两大块，那么借助易趋（EasyTrack）项目管理软件则能分别对成本和收益进行全面的管理，包含计划制定、执行、监控变更以及详细数据分析。
2.1.1项目成本预算计划制定
借助易趋（EasyTrack）项目管理软件在制定成本预算计划时，主要会包含人工、采购、以及自定义成本类型三种。
人工预算：主要通过项目资源需求确定，需要预估预估项目需要多少人、什么级别、投入多少天。
采购预算：则需要预估项目需采购什么东西、花多少钱以及什么时候用。
自定义成本类型：则是预估项目除人工、采购外产生的其他费用。
项目经理可以将预算分配至项目的不同阶段中，不仅方便后续进行跟踪，还能快速进行调整，避免到项目后期才发现预算超支的情况；也支持按年/月的多种方式分解。
（易趋项目成本收益计划视图）
2.1.2项目收益预算计划制定
收益预算主要是预估项目预期实现的价值，借助易趋（EasyTrack）项目管理软件制定收益预算计划时，一般分为直接收益、自定义收益两种；自定义收益类型可以根据项目需求进行后台设置。
直接收益：就是项目的销售收益，比如乙方的交付型项目，会签订销售合同。
自定义类型收益：除直接收益以外的其他收益，例如建设一个管理系统，提高了效率，带来的收益也可以换算成价值。
项目经理同样可以将收益预算分解到项目的不同阶段中，或者按年/月的方式来分解，确保项目预算计划的科学和合理性。
（易趋项目收益预算计划视图）
2.2项目执行监控阶段：项目预算计划的执行监控
在项目预算计划批准后，就正式进入执行、监控的阶段。在这一阶段，项目经理借助易趋（EasyTrack）项目管理软件主要可以从这三个维度对项目预算进行全面管控：
可以实时获取项目预算实际执行与计划的偏差数据并及时收到来自系统的使用超支提醒，进行风险和问题管理；
同时还能在线上进行规范化的变更管理；
实时获取全面的财务数据分析报表，以此进行科学的决策，确保项目预算始终可控。
2.2.1实时钻取数据并更新偏差情况、及时识别风险
项目经理在项目执行阶段，可以借助易趋（EasyTrack）项目管理软件对实际支出进行持续跟踪。系统会自动收集各个维度的项目实际支出数据与预算、进行偏差分析，并采用红黄绿三色进行可视化展示，绿色代表正常，黄色代表稍微超支，红色代表严重超支。如有超支的风险，系统会发送通知提醒项目经理，能及时识别风险、采取措施应对。
其中，人工预算模块实际数据：通过抓取项目成员反馈的工时报告获得；费用预算模块实际数据：通过抓取费用报销报告反馈获得；采购预算模块实际数据：通过合同付款记录反馈获得；收益预算模块实际数据：则通过收益记录来反馈获得。
（易趋项目成本实际与预算偏差对比视图）
2.2.2规范化且高效的变更管理
那么对于系统上提示轻微超支以及严重超支的模块，项目经理在收到提示后，就可以及时进行评估，制定应对措施以及进行规范化的变更管理。
对一些经内部评审后，确定需要进行变更的预算计划，项目经理可以直接在线上进行修订、提交管理层进行审批，通过后就会自动生成新的版本基线。系统支持不同版本对比，项目管理人员可以全面掌握项目预算的变更情况，为决策提供一定的数据支撑。同时还提供变更记录查询的菜单，便于管理人员高效进行项目计划的变更查询。
（易趋项目收益预算计划版本对比视图）
2.2.3支持全面的财务数据分析及报表
除了实际使用数据的实时更新，借助易趋（EasyTrack）项目管理软件，项目经理还可以定期获取项目的全面财务数据分析报表，为后续的资源统筹提供一定的参考依据，提升实现组织战略目标的成功率。
项目经理首先可以在项目概况模块，快速获取一些项目财务的关键指标，包含项目总体成本预算分布、项目成本预算执行情况、项目成本跟踪、项目收益执行情况等。
（易趋项目概况视图）
而在项目报表模块，系统会将相关财务数据汇总分析后，生成多样化的报表，高层管理人员可以一目了然项目预算执行状况。
（易趋项目报表视图）
3.总结
项目预算管理对于项目的成败有着至关重要的影响，但在实施过程中会遇到很多难点，那么通过以上六大步骤的实施，项目预算管理可以更加科学、规范、有效地进行。而借助专业的项目管理软件——易趋（EasyTrack），则能帮助组织更加高效进行项目预算管理，解决项目预算实际执行数据收集困难、不精准、不全面等一系列问题，从而实现精细化的财务管理，确保组织战略目标实现。
