BVI公司注册后,常规维护事项相对简单,主要是每年做好年审(含经济实质申报)并备存周年财务申报表即可。
后续随着公司业务的发展,可能会有一些临时性公司事务,如变更股东、变更董事、增资扩股、改名等业务;后续公司如需开立银行账户、融资、设立外资公司、处理法院官司,则涉及办理董事在职证明 Certificate of Incumbency 或良好存续证明 Certificate of Good Standing、BVI公司公证等业务。
本文将详细介绍BVI公司董事的基本法规要求,以及变更董事需要的文件清单和详细办理流程。
一、BVI公司董事相关法规要求
根据《BVI 商业公司法》(2004)法规要求,以下BVI公司董事相关条例需重点注意:
1. BVI公司的业务运营管理由董事会负责,首任董事由注册代理委任,后续董事变更均由股东大会或董事会决议,董事数量由章程细则规定,一般至少1位,个人和公司均可以担任董事。
2. 公司董事名册Register of Directors需在BVI公司注册处存档,初始董事名册须在公司注册完成后的21日内完成存档,后续董事发生变更后须在30日内向注册处存档。如无法按时提交会产生罚款,且无法申请公司的良好存续证明 Certificate of Good Standing。
注意:因注册代理人需要时间处理,一般建议提前7天提交董事名册至注册代理人处。
3. 董事会可在BVI境内外任意地点召开,董事可以通过电话、视频等方式参会,一般半数或以上董事参与则视为董事会议有效,董事会讨论通过后出具董事决议书,决议书内容格式可自行拟定,也可以使用我们提供的决议模版。
二、BVI公司董事变更流程
BVI公司因业务发展需要聘任新董事或辞任现有董事时,其办理流程如下:
1. 董事会/股东大会决议
公司变更董事前,需要先咨询了解公司法和公司章程中对董事变更相关的规定要求。组织召开董事会或股东大会,选举通过董事变更,并出具董事变更决议书。
2. 新董事KYC尽调
提供新董事的个人证件资料,身份证/护照,以及个人最近三个月住址证明,对新董事进行KYC尽职调查。
3. 递交至BVI公司注册处
将已签署的董事变更决议书、董事尽调文件等材料提交至BVI公司注册处办理。
4. 完成备案
经BVI政府完成董事变更备案事项后,可拿到经政府盖章的最新董事名册ROD。
5. 通知银行、商业伙伴等相关方
如公司开立了银行账户,董事变更完成后,需及时通知银行做好备案;同时,可根据需要,向商业合作伙伴等通知公司董事变更事宜。
6. 申请董事在职证明(如需)
董事变更完成后,如有开立银行账户、融资、设立外资公司、处理法院官司等需求,可申请最新董事在职证明COI,此项会有额外费用。
办理时间:
董事变更文件签署后,5-7个工作日完成。
三、BVI公司董事变更需要的文件
BVI董事变更需出具董事变更决议、董事名册两份文件,并提供董事的个人身份证/护照、地址证明等尽调材料。
1. 董事变更决议 Resolution of The Directors
BVI公司变更董事的决议是一个正式的法律文件,它详细记录了董事会关于董事成员变动的决策过程和结果。公司根据自身内部调整情况出具相应决议即可,没有标准样本。
董事变更决议,由公司现有董事签署,决议书需要包含下列要素,以确保决议的合法性和有效性:
1)公司全称与注册地:董事决议文件上要明确列出公司的全称以及在BVI的注册地址。
2)会议详情:决议要列出董事会会议的具体时间和地点,确保决议是在合法召集的会议中作出的。
3)董事成员出席:列出所有参与会议并有权进行决议的董事成员,包括他们的姓名和职位。
4)变更决议内容:详细说明董事变更的情况,包括但不限于退出董事的姓名、新任命董事的姓名、以及变更生效的日期。
5)董事签署:参与决议的董事成员应在决议文件上签名,以证明他们对决议的认可和支持。
6)决议日期:记录决议被签署的具体日期,这对于决议的法律效力和后续的备案工作至关重要。
7)见证人:在某些情况下,可能需要一个或多个见证人在决议文件上签字,以证明签署过程的合法性。
8)法律声明:决议中应包含必要的法律声明,如董事变更符合BVI公司法和公司章程的规定。
9)附件:可能需要包括新董事的同意书、辞职董事的辞职信、以及其他相关的法律文件或证明文件。
2. 董事名册 Register of Directors
BVI公司变更董事后,根据《2004年英属维尔京群岛商业公司法》的要求,公司需在董事变更后的30天内向BVI政府备案更新后的董事登记册,以确保政府记录的董事信息是最新和准确的。逾期未备案可能会导致公司遭受罚款或除名。
董事名册ROD一般包含下列要素:
董事姓名、出生日期、常驻地址、职业、国籍、护照号码、任命为董事的日期和终止担任董事的日期。
四、董事变更完成后获得的文件
BVI公司董事变更完成后将获得以下文件:
1. 政府盖章的最新董事名册 Register of Directors
(BVI公司董事名册 ROD)
2. 最新董事在职证明 Certificate Of Incumbency,此项会有额外费用,可视需要申请
(BVI公司董事在职证明COI)
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